| 幹事さん必見! 結婚式2次会マニュアル!! |
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2次会の幹事を頼まれたのだけど、
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1.「2次会をやろう」と決まったら | ||||||||||||||||||||||||
| まずは、主役の意見を聞きましょう。 ・・・・やはり主役の二人の意見を中心に考えましょう。 一番最初に決めておきたいこと。 だいたいの人数は?・・最初からは当然正確な人数は把握できませんよね? まずは、主役のお二人におおまかに友人など何人づつ出席していただけ そうなのか聞いておきましょう。 どの辺りで? ・・・・・・・披露宴会場からのアクセス・その他招待する方たちのアクセスを考えて決めましょう。 もちろん主役のお二人の普段の行動範囲内のほうが良いですよね。 スタート時間は?・・・・・2次会が披露宴の当日では無い場合は、時間に制約はないですけど 結婚式の終わった後にやる場合は披露宴の終了時間が重要になります。 時間が空きすぎては困りますが、余裕を持ってスタートの時間を決めましょう。 披露宴会場の担当の方にご意見いただくのが良いと思います。 <アドバイス> 披露宴の終了の予定時間からすぐに2次会の時間を決めてしまい、2次会のスタート時間になっても 主役が到着せずに、結局パーティー時間の中盤くらいからしか参加できなかったという例もあります。 「披露宴終了後に一度、実家に帰って親戚の方にご挨拶をする」「役所に届けを出しに行く」 「道路が混んでいて・・・」「式が延長してしまう」など、いろいろなことを想定してスタート時間は決めましょう。 特に、午後からの披露宴の場合は定刻よりも遅れがちになることがありますので、注意してください。 | ||||||||||||||||||||||||
2.会場を選びましょう。<アドバイス>2次会は、披露宴と違い「お気軽」におこなえますので、ついついギリギリになってから、いろいろ決めがちですが、 大安・友引の日は、結婚式も多く、当然2次会の予約も早めに埋まります。人気のある会場ほど早く埋まるので、 会場だけは早めに選んで、お申込みされることをおすすめします。 | ||||||||||||||||||||||||
それでは、具体的に会場を探しましょう。 ・・・この段階では複数の候補を挙げておきましょう。 雑誌、マニュアル本で探す。・・・この関係の雑誌はいろいろありますが、ウェディング・2次会の特集の たくさんの件数の載っているものの購入をおすすめします。 インターネットで検索・・・・・キーワードで検索しましょう。地域を限定してからの方がスムーズです。 ただし、絶対数はまだ少ないですが、情報はかなり綿密に掲載されている ページもあるようです。。 また、掲示板への書きこみで情報をもらうのも良いアイディアだと思います。 友人・知人に聞く・・・・・・・これが絶対におすすめ!「百聞は一見にしかず」実際にそこへ行った事の ある人の意見はとても参考になります。 ・・・会場の候補が挙がったら、詳しい情報・資料を入手しましょう。 雑誌などの広告記事や口コミの情報では、やはり情報不足です。まずは問い合わせてみましょう。 会場の空き状況・料金・料金に何が含まれているのか、など、あらかじめ問い合わせる前に、聞きたい ことをまとめておくことがポイントです。専用のチラシなど準備している所にはFAX・郵送で送付していた だけるように頼んでみましょう。また他店とは違うセールスポイントがあったら聞いてみましょう。 飲食店・レストランなどは、食事がてらに下見してくるのも良いと思います. <店サイドからの意見> お問い合わせは大歓迎ですが、「とりあえずその日押さえて」と言われるお客様がおみえになります。 中には数会場を予約してから選定して、すぐキャンセルしてくれれば良いのに、寸前になってからキャンセル といったケースがあると聞いたことがあります。ご予約は会場が決まってからきちんと入れてください。
会場選びのポイント まずは、アクセス・・・・・大勢の方を招待するので、わかりやすく、行きやすい場所であること。 駅・幹線道路から近い・駐車場完備など 収容人数 ・・・・・・・・・・せっかく来ていただく方に窮屈な思いはさせられませんよね? 何ができるの? ・・・・・パーティーが楽しく想い出に残るものになるためには、これもポイント! 会場によっては、オプションとして有料、無料のサービスの場合があります。 食べるものは? ・・・・・美味しいものに越したことはありませんよね。 ご予算によってスタイル、内容は変わってきます。 バイキングスタイルの盛合せが主流のようです。 飲み物は? ・・・・・・・・メニュー豊富なフリードリンクが最近の主流らしいですね。 男性、女性、車で来る人など様々な出席者がおみえになるので その辺りを考慮しましょう。 いちばん気になる 料金は?・・・・・これが会費を決めるポイントになります。でも、その料金に何が含まれるのか、別途 何が必要かなど事前に明確にしておくことが重要です。 ほとんどの会場は、パーティーの場合は専用(もしくは限定)のメニューとなり、普段のメニューとは異なってくる場合 もあります。飲み物・食べ物はやっぱり以前にその会場のパーティーに参加したことのある人に聞くのが一番だと思い ますが、不明な点は会場にしっかりと聞きましょう。 友人、同僚、先輩、後輩などの幹事経験者の意見も大変参考になります。 以上のことを、念頭に幹事・主役の意見をとりまとめ、出席者のことも配慮した上で、会場を選定しましょう。 ひとまずは、「既に予約済」も想定して、第1から第3候補くらいあげておくのが良いのでは? もしあなたのお気に入りの店があるのでしたらやはりそこが一番でしょうが、「すでに・・・ごめんなさい」の場合 はそこの店長さんやマスターに相談してみるのも作戦です。 紹介なんかしていただければ話はスムーズに行きますよ。逆に紹介された店は「ちょっとプレッシャー」ですが・・ | ||||||||||||||||||||||||
<アドバイス> | ||||||||||||||||||||||||
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手順例 1.電話でアポイントをとる・・・・・・予約を希望する会場に電話連絡をして、いつ何時の空き状況を再度確認してから、予約をいれたいので会場を訪問したい旨を担当者に伝えて、時間などのアポイント をとりましょう。その時に下見もしたい旨を伝えると良いでしょう。 また、予約時に何か持参しなくてはいけないかを聞いておきましょう。 2.会場を訪問するその前に・ ・・・どんな事がしたいのか?、何を尋ねるか?などをまとめておくと良いでしょう。 特に会場が営業時間中に訪問する場合は用件を手短に済ませることがマナーです。 3.会場を訪問、打合せ・・・・・・・・一通り説明をしていただき、不明な点はいろいろ質問をしましょう。 会場側の人はいろいろなパーティーを見てきているので、その意見も参考になると思います. 実際の会場が見せてもらえる場合は主役席などのレイアウトなども尋ねておきましょう。 予約の人数と当日の人数に関しては、幹事さんも把握し辛い部分もあると思います。 会場側とその点に関してはキチンとしておきましょう。 4.正式に申し込みをする・・・・・・納得してから、申込みをしましょう。 <店サイドとしての意見> お客様(幹事さんなど)と電話だけでパーティーの予約を受けてしまうと、いろいろな面で心配になります。 当日までに一度でもお会いできれば、いろいろご説明もできますし、ご提案もできますので、是非事前に ご来店ください。 | ||||||||||||||||||||||||
<アドバイス> | ||||||||||||||||||||||||
| 定番もの まあ、これが無いとパーティーの進行ができませんので、参考として読んで下さい. ●幹事会場入り:何時から入って準備できるのか確認しておきましょう。 ●会費:当日集めるのが一般的ですが、前売りのチケット制にする方もいます。 つり銭の準備を忘れずに ●受付:会費の徴収をしたり、出席表の作成、メッセージの記入、ビンゴカードの配布など ●主役が入場するまで:結婚式場では、控室がありますが、2次会の会場ではほとんど無いと思いますので その間はBGMなどで・・・・ その場を利用してゲーム・注意事項・会場のシステムの説明などしておくと良いでしょう。 ●主役入場:やはりココはお気に入りの曲にあわせて入場していただきたいですね! 曲が演奏できない時は手拍子などで・・・ さらに何か演出を入れるのも良いのでは?(クラッカー・スモーク・照明・・・・・etc) ●ご挨拶:披露宴のようなかたくるしいものは無しにして、簡単にいきましょう。 司会者(幹事さん)が簡単に挨拶する場合もありますし、いきなり乾杯の場合もあります。 ●乾杯:あらかじめ飲み物をどうするかは打合せしておきましょう。 音頭を取る方には突然ではなく、事前にひとこと言っておきましょう。 ●乾杯したら:来場の皆様はここまで「飲みたい・食べたい」気持ちをグッと我慢しています。 「ひとまずご歓談のお時間」をとることをおすすめします。 ****************この間の進行は会場に合わせご自分たちでお考えください。************* ●お礼の挨拶:最後には主役からご来場の皆様にご挨拶していただきましょう。 ●主役の退場:会場を1周してご挨拶しながらの退場や、アーチを作っての退場などはいかが?? ●お開き:「終わり良ければ、全て良し」ここが幹事さんの腕の見せ所です。 ここでのトラブルを数多く耳にします。特に皆さんが会場を退場されたあとに店、会場の外で 酔っぱらった勢いで何かトラブルを起こし警察沙汰になった例も聞きます.そうなってしまうと 主役のおふたりにすれば最悪の2次会にもなりかねませんよね?ここではやはり幹事さんが もうひと頑張りしてその様なトラブルの無いように <店サイドとしてのの意見> 打合せを実施すると、いろいろと進行に関して「店におまかせで!」と言われる方が多いのですが、 わたくし共は、いろいろパーティーは見てきておりますが、主役のお二人のことは存知あげません。 やはり想い出に残る、主役の二人にとってはたった一度の2次会ですので、できれば、主役の方 にぴったりな演出や進行はやはり幹事さんや主役の方で決めていただき、わたくし共は、それに 関してのアドバイスやお手伝いとして、出来る限りのことをさせていただきます。 | ||||||||||||||||||||||||
こんな演出・ゲームなどいかがですか? いままで、様々なパーティー見て、「定番」・「これくらいは押さえて・・・」というものを紹介します。
うまく進行していくためのコツ ・BGMの選び方 BGMを演出の一部として利用するときは、その曲の一番使いたい部分が出てくることが必要になります。 プロの司会者などはその曲の「サビ」までしゃべりを入れてうまくつなぎますが、素人ではなかなかでき ませんので、曲選びの段階で”イントロの短いもの”・”サビが早く出てくるもの”をおすすめします。 また、静かにしたい場面ではスローなバラード系、にぎやかにしたい時はアップテンポなヒットチャート系 などで、調整することもできます。 ・しゃべりを入れるタイミング マイクを持つ人によって、2次会の盛り上がり、メリハリが違ってきます。けれどあくまでも2次会ですので プロ並の司会をする必要はありません。要所だけおさえれば特に難しくは無いと思います。 | ||||||||||||||||||||||||
5.パーティーを成功させるには 主役はもちろん出席者全員が「楽しいパーティーだったよ」と言っていただけるように、パーティーの進行・演出などを考え ましょう。方法はもちろん幹事さんに考えていただくのですが、今まで見てきた中での失敗例を挙げると、
など、パーティー終了後にいろいろと感想を聞くことがあります。事前にいろいろと綿密に計画してもなかなかその通り にはいきませんが、「いいパーティーでした」と感想を聞くパーティーは少なからず、事前に計画をしっかりされているもの です。お店にも数回足を運ばれて、打合せして行かれます。「何とかなるよ!」ではなく「主役2人のために何とかしよう」 という気持ちで臨むのが成功の秘訣だと思います。 | ||||||||||||||||||||||||
6.最後に「こんなの良かったパーティーでのいろいろ」 幹事さんがいちばん悩むのが、「どうやって盛り上げよう?」ですよね。 当店で開催していただきましたお客様のパーティーで良かったもの、面白かったものを紹介します。 やはり主役をヨイショしながらの全員参加型がおすすめです。
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